Spis treści
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach bywa traktowane jako formalność, którą trzeba po prostu wprowadzić do systemu i wysłać. W praktyce ma ono jednak znacznie większą wagę: pokazuje, czy zamawiający prawidłowo kwalifikował wydatki, dobierał właściwe tryby udzielania zamówień oraz czy progi ustawowe były liczone i stosowane poprawnie, bez nieuprawnionego dzielenia lub błędnego agregowania zamówień. Z tego powodu sprawozdanie jest dokumentem, do którego organy kontrolne często wracają w pierwszej kolejności – zwłaszcza gdy w danych widać braki, rozbieżności albo niekonsekwencje w klasyfikacji.
Kto składa sprawozdanie i do kiedy?
Obowiązek sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania wynika z art. 82 ustawy Prawo zamówień publicznych. Co do zasady sprawozdanie sporządza i przekazuje zamawiający (czyli podmiot udzielający zamówień publicznych) do 1 marca roku następującego po roku sprawozdawczym w sposób elektroniczny.
W 2026 r. warto pamiętać o praktycznej dacie dla sprawozdań za 2025 r.: platforma e-Zamówienia wskazała, że ponieważ 1 marca 2026 r. wypada w niedzielę, sprawozdania można przekazywać do 2 marca 2026 r.
Sprawozdania dla zamówień udzielanych na podstawie PZP z 2019 r. składa się przez formularz na platformie e-Zamówienia (kafelek „Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach”).
Zanim wejdziesz do systemu: przygotuj dane, które decydują o jakości sprawozdania
Największe błędy biorą się z pracy „na ostatnią chwilę” i z tego, że ktoś próbuje odtwarzać cały rok wyłącznie z faktur albo z fragmentów rejestrów. Dobre sprawozdanie zaczyna się od uporządkowania bazy źródłowej.
W praktyce przygotuj dwa równoległe zestawienia:
Pierwsze: rejestr postępowań i umów – wszystkie zamówienia udzielone w trybach PZP (krajowe, unijne, sektorowe, obronne – zależnie od jednostki) wraz z wartościami, trybem, przedmiotem, CPV, datą zawarcia umowy i informacją o wykonawcy.
Drugie: rejestr wydatków „poniżej progów” i wyłączeń – zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 zł oraz zamówienia udzielone z wyłączeń, które często są w fakturach, notach, zleceniach, umowach ramowych albo w zamówieniach cząstkowych. UZP w materiałach wyraźnie rozróżnia sekcje dotyczące zamówień z wyłączeń oraz sekcję dotyczącą zamówień klasycznych poniżej 130 000 zł.
Dodatkowo przygotuj dane, które system formularza zwykle wymusza: status wykonawcy jako MŚP, informację o aspektach społecznych/środowiskowych (jeśli były stosowane), a także sposób finansowania (np. projekty UE, jeśli występują).
Kluczowa zasada: sprawozdanie ma obejmować pełen obraz zakupów, nie tylko „duże przetargi”
To moment, w którym wiele jednostek wpada w błąd: poprawnie wykazują zamówienia prowadzone formalnie w trybach PZP, ale gubią fragment wydatków realizowanych „mniej formalnie”.
Czy zamówienia bagatelne trzeba wykazać?
Tak – i to jest jeden z najczęstszych mitów. Zamówienia klasyczne o wartości mniejszej niż 130 000 zł są wykazywane w dedykowanej części formularza (w materiałach UZP opisywana jako sekcja dotycząca zamówień klasycznych poniżej 130 000 zł).
Dodatkowo w praktyce pojawia się ważna wątpliwość: czy ujmować same umowy, czy także wydatki fakturowe, jeśli umowa nie była w formie „klasycznej”. W opracowaniach wskazuje się, że w sekcji dotyczącej zamówień poniżej 130 000 zł ujmuje się także kwoty wynikające z faktur dotyczących wydatków na zamówienia publiczne – nawet jeśli nie zawarto umowy w formie pisemnej.
Najczęstsze błędy w sprawozdaniu i jak ich uniknąć
Błąd 1: niespójność z planem postępowań i rejestrami wewnętrznymi
Jeśli plan postępowań wskazuje określoną skalę zakupów, a w sprawozdaniu wychodzą wartości znacząco inne, kontrola zwykle pyta „dlaczego”. Tu pomaga prosta metoda: zanim wyślesz sprawozdanie, zrób krótką weryfikację krzyżową: suma wartości zamówień w sprawozdaniu vs plan postępowań vs rejestr umów vs suma wydatków w danym obszarze (np. rozdział klasyfikacji budżetowej). UZP w swoich materiałach podkreśla potrzebę spójnego podejścia do kwalifikacji i sekcji sprawozdania, w tym rozróżniania zamówień wyłączonych i poniżej 130 000 zł.
Błąd 2: błędne sumowanie (albo brak sumowania) zamówień podobnych
To jeden z najczęstszych problemów, szczególnie przy usługach powtarzalnych, umowach ramowych i zamówieniach cząstkowych. Jeżeli w ciągu roku kupujesz kilka razy to samo (np. te same usługi serwisowe, szkolenia, materiały eksploatacyjne), sprawozdanie powinno odzwierciedlać poprawnie to, jak zamawiający szacował i kwalifikował wartość zamówienia. W przeciwnym razie pojawia się ryzyko zarzutu sztucznego dzielenia zamówienia – nawet jeśli było to niezamierzone.
Błąd 3: wrzucanie wszystkiego „na koniec” i pominięcie zamówień z wyłączeń
W materiałach UZP wyraźnie wskazane są sekcje dotyczące zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy.
Jeśli jednostka ma wyłączenia (np. specyficzne usługi, szczególne reżimy), powinny one trafić do właściwej części formularza, a nie zniknąć w wydatkach.
Błąd 4: korekta po terminie, bo wcześniej nie było kontroli jakości danych
PZP przewiduje możliwość korekty sprawozdania, jeśli zamawiający stwierdzi, że dane są niepoprawne lub nieaktualne, ale korekta po terminie to zawsze ryzyko organizacyjne i wizerunkowe.
Najlepiej zaprojektować proces tak, aby korekta była wyjątkiem, nie sposobem pracy.
Wypełnianie w systemie e-Zamówienia
Platforma e-Zamówienia prowadzi krok po kroku przez formularz, ale nie podejmuje za Ciebie decyzji, jak zakwalifikować zamówienia. Dlatego warto trzymać się prostego porządku pracy:
- Zacznij od zamówień w reżimie PZP – czyli tych, które masz w rejestrze postępowań (procedury „pełne”, klasyczne PZP).
- Dopiero potem uzupełnij zamówienia poniżej progów oraz wyłączenia.
Taka kolejność ułatwia zachowanie spójności danych: najpierw „rdzeń” (PZP), a dopiero później reszta. W praktyce szybciej wychwytujesz rozjazdy, duplikaty i brakujące pozycje.
Na koniec zaplanuj realny bufor na wysyłkę. Sprawozdanie składa się wyłącznie elektronicznie po zalogowaniu na platformie, a im bliżej terminu, tym większe ryzyko pośpiechu, błędów albo problemów technicznych.
Konsultacja sprawozdania z prawnikiem od zamówień publicznych
W praktyce wsparcie zewnętrzne ma największy sens wtedy, gdy jednostka ma:
- projekty współfinansowane ze środków UE (większa możliwość kontroli),
- zamówienia o skomplikowanej strukturze (umowy ramowe, zamówienia cząstkowe, długie kontrakty),
- dużą liczbę zamówień poniżej progu 130 000 zł i ryzyko niespójności z fakturami,
- wyłączenia, które wymagają bardzo precyzyjnego uzasadnienia i przypisania do właściwej podstawy.
Rola prawnika od zamówień publicznych nie polega na „przepisaniu liczb”, tylko na sprawdzeniu, czy kwalifikacja jest prawidłowa: czy zamówienia trafiły do właściwych sekcji, czy wyłączenia mają właściwą podstawę, czy nie ma ryzyka zarzutu dzielenia zamówienia oraz czy sprawozdanie jest spójne z dokumentacją. UZP publikuje materiały instruktażowe właśnie po to, aby ułatwić prawidłowe przypisywanie danych do sekcji i podstaw prawnych.
Podsumowanie
Roczne sprawozdanie z zamówień publicznych to test rzetelności całego systemu zakupowego w jednostce. Termin bazowy to 1 marca (dla sprawozdań za 2025 r. – do 2 marca 2026 r. z uwagi na niedzielę), a sprawozdanie składa się elektronicznie przez e-Zamówienia.
Największe ryzyko błędów dotyczy zamówień poniżej 130 000 zł oraz wyłączeń, bo właśnie tam najłatwiej o pominięcia, błędną agregację lub niespójność z dokumentami. Uporządkowanie rejestru umów i wydatków, weryfikacja krzyżowa z planem postępowań oraz kontrola kwalifikacji przed wysłaniem sprawozdania to działania, które w praktyce najskuteczniej ograniczają ryzyko korekt i pytań kontrolnych.
Jeżeli w jednostce brakuje czasu albo pewności co do kwalifikacji, warto rozważyć wsparcie osoby, która robi to „zawodowo” – prawnika specjalizującego się w zamówieniach publicznych. Prawnik może zweryfikować, czy dane zakupy nie powinny być łączone (agregacja), czy prawidłowo zastosowano wyłączenia, jak zakwalifikować zamówienia mieszane oraz czy sprawozdanie jest spójne z rejestrem umów, planem postępowań i dokumentacją wewnętrzną. W praktyce to najprostszy sposób, żeby ograniczyć ryzyko błędów, późniejszych korekt i niepotrzebnej korespondencji w razie kontroli.